29 Prozent der beruflichen KI-Nutzer setzen auf nicht freigegebene Tools

Schatten-KI kann Ausdruck von Innovationsbereitschaft und eines konkreten Bedarfs an digitalen Werkzeugen sein. Unternehmen müssen diesen Bedarf aufgreifen, ohne die Kontrolle über eingesetzte Anwendungen, Daten und Arbeitsprozesse zu verlieren. Reine Verbote helfen dabei nach Einschätzung der Studie wenig.

Für die Untersuchung befragte das Institut der deutschen Wirtschaft (IW) im März und April 2026 knapp 5.000 Beschäftigte. Schatten-KI bezeichnet den Einsatz von KI-Tools, die der Arbeitgeber nicht bereitgestellt hat. Das bedeutet nicht zwangsläufig einen Regelverstoß oder eine heimliche Nutzung. Dennoch birgt sie Risiken für den Datenschutz, den Schutz von Geschäftsgeheimnissen, die Einhaltung betrieblicher Vorgaben und die Effizienz von Arbeitsprozessen.

Unter beruflichen KI-Nutzern unter 30 Jahren greifen 38,4 Prozent auf nicht bereitgestellte Anwendungen zurück, bei den über 55-Jährigen sind es 20,7 Prozent. Führungskräfte und Beschäftigte mit akademischem Abschluss liegen mit jeweils 34,6 Prozent überdurchschnittlich hoch, Beschäftigte ohne Führungsverantwortung bei 25,6 Prozent. In Betrieben mit weniger als 50 Beschäftigten nutzen 33,5 Prozent Schatten-KI, in Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten 25,5 Prozent. Als mögliche Erklärung nennt die Studie, dass größere Unternehmen häufiger offizielle KI-Anwendungen bereitstellen und die Nutzung anderer Tools wirksamer einschränken können.

Besonders auffällig ist der Zusammenhang mit der betrieblichen KI-Förderung. Beschäftigte, die ihrem Arbeitgeber ein starkes Engagement beim Aufbau von KI-Kompetenzen bescheinigen, nutzen zu 44,5 Prozent Schatten-KI. Wer keinerlei Förderung wahrnimmt, kommt auf 21,3 Prozent. Der Zusammenhang bleibt auch bei Berücksichtigung von Alter, Geschlecht, Bildungsabschluss, Führungsverantwortung und Unternehmensgröße bestehen. Die Studienautorinnen Barbara Engels und Andrea Hammermann sehen darin eine Lücke zwischen Kompetenzförderung und der Bereitstellung geeigneter KI-Anwendungen. Einen ursächlichen Zusammenhang kann die Untersuchung allerdings nicht belegen. Ebenso möglich ist, dass KI-affine Beschäftigte die Förderung stärker wahrnehmen oder einfordern.

Die Autorinnen halten es für den falschen Weg, die betriebliche KI-Förderung einzuschränken. Sie empfehlen drei Maßnahmen. Beschäftigte sollen KI-Kompetenzen systematisch aufbauen, einschließlich eines Bewusstseins für mögliche Risiken. Unternehmen sollen datenschutzkonforme Anwendungen bereitstellen, die den tatsächlichen Arbeitsanforderungen entsprechen. Zudem braucht es klare Nutzungsregeln, die festlegen, welche Anwendungen für welche Aufgaben zulässig sind und welche Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance gelten.

Für HR bedeutet das, Kompetenzentwicklung und die betriebliche Einführung von KI stärker zu verzahnen. Schulungen allein reichen nicht aus, wenn Beschäftigte anschließend keine geeigneten Anwendungen zur Verfügung haben.