Lohnabrechnung digital zustellen: Was rechtlich zählt

Arbeitgeber sind rechtlich nicht verpflichtet, Lohn- und Gehaltsabrechnungen in Papierform auszuhändigen. Maßgeblich ist § 108 der Gewerbeordnung, der lediglich eine Abrechnung in Textform verlangt. Diese Textform kann sowohl papiergebunden als auch digital erfüllt werden, etwa durch eine PDF-Datei. Entscheidend ist jedoch nicht das Format, sondern der Zugang beim Arbeitnehmenden.
Nach der Rechtsprechung des Landesarbeitsgerichts Hamm gilt eine Abrechnung erst dann als erteilt, wenn sie in den Machtbereich der Beschäftigten gelangt. Die bloße Ablage in einem elektronischen Postfach reicht nicht aus. Voraussetzung für die digitale Zustellung ist das ausdrückliche oder konkludente Einverständnis der Arbeitnehmenden sowie ein tatsächlich nutzbarer Zugang, etwa über bereitgestellte IT-Infrastruktur.
Arbeitgeber müssen zudem sicherstellen, dass Beschäftigte ohne private Endgeräte Zugriff auf PC und Drucker erhalten. Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen können hiervon abweichende Regelungen enthalten. In solchen Fällen bleibt die Papierabrechnung verpflichtend. Digitale und hybride Zustellmodelle bieten Unternehmen dennoch rechtssichere und wirtschaftliche Alternativen.